• Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitenden
• Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitenden (und bis 249 Mitarbeitenden) ab dem 17. Dezember 2023

Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße erlangen, werden durch das HinSchG geschützt. Das Gesetz stellt sicher, dass hinweisgebende Personen bei Bekanntwerden ihres Hinweises keinen Repressalien und Nachteilen ausgesetzt sind. Jede Form von Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen sind untersagt. Arbeitgeber müssen im Zweifel im Sinne der Beweislastumkehr nachweisen, dass Maßnahmen gegen Arbeitnehmer nicht im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Missständen standen.

Folgende Gruppen sind durch das Gesetz geschützt:

• Hinweisgebende Personen Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen
• Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
• Sonstige Personen, die von der Meldung betroffen sind.

Zu Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße erlangen, gehören Arbeitnehmer, Beamte, Selbständige, Anteilseigner oder Beschäftigte von Zulieferern.

• Verstöße gegen Strafvorschriften, also jede Strafnorm nach deutschem Recht
• Verstöße, die die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, also zum Beispiel Vorschriften aus folgenden Bereichen:
  • Arbeitsschutz
  • Gesundheitsschutz
  • Mindestlohngesetz
  • Arbeitsnehmerüberlassungsgesetz
  • etc.
• Zusätzlich geht es um Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden, z.B.:
  • Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche
  • Vorgaben zur Produktsicherheit
  • Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
  • Vorgaben zum Umweltschutz, Strahlenschutz
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
  • Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
  • Regelungen des Verbraucherschutzes
  • Regelungen des Datenschutzes
  • Sicherheit in der Informationstechnik
  • Vergaberecht
  • Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften

Grundsätzlich besteht die Wahlmöglichkeit zwischen der Kontaktaufnahme zu einer internen Meldestelle des Unternehmens oder einer externen Meldestelle der Behörden. Laut Gesetzgeber sollten Anreize geschaffen werden, dass sich Beschäftigte zunächst an interne Meldestelle wenden.

Der Begriff Beschäftigungsgeber wurde vom Gesetzgeber weit gefasst. Hierzu gehören:

• Juristische Personen des Privatrechts wie der eingetragene Verein, die eingetragene Genossenschaft, die Aktiengesellschaft, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Stiftungen des Privatrechts
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts, insbesondere Gebietskörperschaften, Personalkörperschaften sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene
• Rechtsfähige Personengesellschaften
• Sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen

Zum Erfassungsbereich des HinSchG gehören auch:

• Anstalten
• Öffentlich-rechtliche Stiftungen
• Die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden
• Sonstige Religionsgemeinschaften.

Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die bei der Erfüllung der Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Dabei ist sicherzustellen, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person oder den Hinweis selbst erhalten.

Der technische Meldekanal muss Meldungen in mündlicher oder Textform ermöglichen. Innerhalb einer angemessenen Zeit muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person auch eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.

Die Personen sollten in der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Dabei dürfen sie neben der Tätigkeit für die interne Meldestelle auch andere Aufgaben und Pflichten ausüben. Allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass sich aus der Kombination keine Interessenskonflikte ergeben. Zudem müssen die Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Dazu gehören Fähigkeiten in der Gesprächsführung mit hinweisgebenden Personen sowie Erfahrungen in der Bewertung der Glaubwürdigkeit der hinweisgebenden Person.

Laut dem HinSchG besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Allerdings sollten sowohl die internen als auch externen Meldestellen anonym eingehende Meldungen bearbeiten, weil auch anonyme Hinweise durchaus wichtige Informationen zu tatsächlichen Verstößen liefern können.

Der vorgesehene Ablauf stellt sich wie folgt dar:

• Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen versenden
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt; ggf. entsprechende Rückmeldung an die hinweisgebende Person, sofern dies nicht der Fall ist
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person herstellen und halten, um ggf. weitere Informationen zu erfragen
• Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen und bewerten
• Folgemaßnahmen durchführen
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung versenden, die Informationen über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen enthält. Gründe für diese Folgemaßnahmen sind nur zu nennen, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden
• Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumente sind zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Der Gesetzgeber hat den Betrieb der internen Meldestelle durch Dritte bewusst zugelassen, weil in kleineren und mittleren Unternehmen möglicherweise die notwendige Fachkunde für einen internen Betrieb nicht vorhanden ist und das Aufkommen von Hinweisen unter Umständen gering sein wird. Externe Dritte können Berater, Prüfer, Gewerkschaftsvertreter oder Arbeitnehmervertreter sein.

Mit der Auslagerung des Betriebs der internen Meldestelle auf externe Dritte sind folgende Vorteile verbunden:

• Größere Unabhängigkeit als bei internen Stellen
• Geringeres Risiko von Interessenskonflikten
• Bereitstellung professioneller technischer Lösungen zur Gewährleistung des maximalen Schutzes der hinweisgebenden Personen
• Höherer Vertrauensvorschuss bei den Beschäftigten und Senkung der Hemmschwelle zur Meldung von Verstößen

Hinweisgebende Personen sind auch dann geschützt, wenn sich der Hinweis später als unzutreffend herausstellt. Dieser Schutz besteht nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. In solchen Fällen ist eine böswillig hinweisgebende Person sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.